Passo a passo
Antes de usar o financeiro, é preciso fazer alguns cadastros prévios. O vídeo mostra esses cadastros e depois o uso de contas a pagar, contas a receber, envio financeiro e relatórios.
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Cadastre o fornecedor
Vá em Cadastro, Financeiro, Fornecedor e clique em Novo. Escolha se é pessoa jurídica ou física (se o CPF já existir como profissional, o sistema unifica as informações). Preencha CNPJ, razão social e nome fantasia, além de dados bancários, endereço e contato, e salve.
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Cadastre as agências
Em Tabelas, Financeiro, Agência, cadastre as agências com que a clínica trabalha, incluindo o caixa interno. Para o caixa interno, crie um banco caixa interno e uma agência caixa interna, necessários para o envio financeiro. Informe número, nome, gerente e banco.
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Confira os bancos e as bandeiras de cartão
Os bancos que operam no Brasil, inclusive os digitais, já vêm cadastrados, e só é preciso cadastrar um novo se necessário. Em Bandeira de cartão há as principais bandeiras (Amex, Diners, Elo, Hipercard, Mastercard, Visa), e você pode cadastrar outras ou inativar.
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Cadastre as contas
Em Tabelas, Financeiro, Conta, escolha a agência e informe número da conta, tipo (corrente, poupança ou investimento), se é de movimentação ou aplicação, limite especial e data de abertura. Isso vincula a conta à agência.
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Crie históricos
Em Tabelas, Financeiro, Histórico, cadastre palavras-chave (por exemplo, aluguel de sala ou pagamento à vista). Elas facilitam as buscas e os relatórios.
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Configure as formas de pagamento
Em Forma de pagamento, dê atenção à taxa do cartão (confirme com o fornecedor da maquininha), ao imposto e ao intervalo de dias entre parcelas. Defina a regra de aproximação de centavos (a diferença fica na primeira ou na última parcela) e a regra para parcela que cai em dia não útil (antecipar ou prorrogar). Informe também tipo (crédito ou débito), bandeira, conta de destino, plano de contas e prazo de compensação.
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Veja o plano de contas e os tipos de documento
O sistema já traz um plano de contas padrão, com grupos e subgrupos, e permite criar novos subgrupos (por exemplo, fardamento em despesas operacionais). Em Tipo de documento, cadastre os documentos usados, como boleto bancário e promissória.
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Lance uma conta a pagar
Vá em Financeiro, Título, Contas a pagar e clique em Novo. Escolha a empresa (o sistema é multiempresa), o centro de resultado, o plano de contas, o fornecedor, o tipo e o número do documento e o valor. Se quiser, detalhe histórico, complemento, parcelas, desconto, taxas e multa. Ao salvar, o título fica como não pago.
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Dê baixa no pagamento
Na área de pagamento, informe a data, a conta de onde saiu o dinheiro, o tipo de pagamento e de documento, o número do boleto, desconto, juros e multa (se houver), se já foi compensado e uma observação. Salve, e o título passa a pago. O sistema avisa quando o pagamento é parcial ou divergente.
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Use o filtro para ver os títulos pagos
Pelo botão de filtro ao lado da busca, você pode buscar por número do documento, fornecedor, data de emissão, vencimento ou pagamento. Deixando as datas em branco, ele traz tudo.
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Entenda as contas a receber
A tela é parecida com a de contas a pagar. O envio financeiro e a baixa feita pelo faturamento já caem em contas a receber, então só lance manualmente o que for recebimento fora de atendimento e de convênio.
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Conheça conciliação e orçamento
Na conciliação bancária você importa o arquivo OFX da movimentação bancária e registra transferências entre contas. O orçamento serve, por exemplo, para orçar uma obra da clínica e entregar aos gestores.
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Processe o envio financeiro
Faça o envio financeiro diariamente, junto com o fechamento do caixa (imprima antes o relatório de fechamento). Clique em Novo, informe empresa e centro de resultado, salve o cabeçalho, consulte, marque o que será enviado e clique em Processar. Os itens enviados passam para a aba Enviados. Preencha antes as taxas e as parcelas das formas de pagamento, porque o envio já abate as taxas.
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Consulte os relatórios financeiros
Em Aplicação, Relatórios financeiros, há extrato de pagamento, contas a pagar, resultado e fluxo de caixa. Por exemplo, o extrato bancário de um período e de uma conta traz as entradas e saídas dela.
Dicas e pontos de atenção
- Faça os cadastros prévios (fornecedor, agência, conta, forma de pagamento, plano de contas) antes de lançar títulos.
- Mantenha o cadastro de fornecedores completo e correto para que o banco de dados seja confiável.
- O envio financeiro deve ser feito todos os dias, junto com o fechamento do caixa.
- Confira com o fornecedor da maquininha a taxa do cartão antes de cadastrar a forma de pagamento.
Dúvidas frequentes
Preciso cadastrar os bancos?
Em geral, não. Os bancos que operam no Brasil, inclusive os digitais, já vêm cadastrados. Só cadastre um novo se precisar, como o caixa interno.
Quando devo lançar manualmente em contas a receber?
Somente para recebimentos fora de atendimento e fora de convênio. O envio financeiro e a baixa do faturamento já alimentam contas a receber.
Para que serve o histórico?
É uma palavra-chave usada para facilitar buscas e relatórios, como aluguel de sala ou pagamento à vista.